FAQ relative au Fonds de développement du réseau électrique intelligent

Renseignements sur la demande

Qui peut présenter une demande?

Les demandes des types d’organismes suivants sont acceptées :

  • Les entreprises telles que les concepteurs et les fabricants de technologie, les fournisseurs de logiciels ainsi que les fournisseurs de services de communications et de renseignements;
  • Les services publics d’électricité;
  • Les universités et collèges;
  • Les administrations régionales ou municipales;
  • Les organismes non gouvernementaux.

Les organismes du gouvernement de l’Ontario ne sont pas admissibles à présenter une demande.

Un demandeur peut présenter plusieurs demandes mais elles doivent concerner des projets nettement différents.

Les organismes déjà bénéficiaires du Fonds de développement du réseau intelligent peuvent présenter une demande pour cette nouvelle ronde de financement, à condition qu’il s’agisse de nouveaux projets distincts.

Quelles sont les principales responsabilités d’un demandeur?

Le demandeur doit avoir des fonctions de direction dans le projet. C’est lui qui présente officiellement la demande au Fonds de développement du réseau intelligent (FDRI) et a les attributions suivantes :

  • Signataire de l’entente de paiement de transfert avec le Ministère;
  • Principal contact officiel pour les communications concernant l’entente signée et les rapports sur le projet;
  • Présentation de rapports, encaissement des débours et tenue et organisation de visites de chantiers;
  • Gestion de projet – responsable de la gestion du projet, y compris son financement et la direction des travaux;
  • Principal contact pour tous les collaborateurs au projet.

Qu’est-ce qu’un collaborateur?

Les collaborateurs travaillent avec le demandeur à titre de participants au projet et l’appuient en assumant une partie des coûts – en nature ou en espèces. Une contribution est un élément pour lequel le collaborateur ne sollicite pas de remboursement. En voici quelques exemples :

  • Temps consacré au projet;
  • Remise uniforme sur les services fournis;
  • Matériel fourni sans frais ou au prix coûtant.

Tous les demandeurs qui présentent une demande au FDRI sont invités à collaborer avec d’autres organismes. Cette collaboration devrait procurer des avantages mutuels, comme la mise à profit d’ensembles de compétences complémentaires, l’échange de connaissances et de plus grandes possibilités de développement économique. Il est bon que les demandeurs recrutent leurs collaborateurs le plus tôt possible dans le processus de demande et maintiennent les communications pendant tout le processus d’évaluation.

Par opposition à un collaborateur, un fournisseur fournit des produits ou des services dans le cadre d’un processus d’approvisionnement traditionnel ou d’une entente avec le demandeur et est remboursé en conséquence.

Quels genres de projets sont admissibles?

Le Fonds de développement du réseau intelligent (FDRI) subventionne une vaste gamme d’innovations en matière de technologie énergétique. En particulier, les projets admissibles devraient démontrer l’avancement du réseau intelligent qui est défini dans la directive du ministère de l’Énergie à la Commission de l’énergie de l’Ontario [PDF – 78KB] (en anglais seulement) et les objectifs décrits dans les lignes directrices du FDRI.

Les projets actuels subventionnés par le FDRI couvrent l’éventail des technologies du réseau intelligent, notamment l’intégration des véhicules électriques, l’entreposage de l’électricité, les micro-réseaux, l’analyse des données, la gestion énergétique résidentielle, l’automatisation du réseau et la cyber sécurité.

Pour renforcer encore plus le concept du projet et la demande, les demandeurs pourraient envisager les fonctions technologiques indiquées dans l’Ontario Smart Grid Assessment and Roadmap. Il est établi que ces fonctions sont particulièrement avantageuses pour l’Ontario et incluent : la reconfiguration automatisée du réseau, la prévention améliorée des pannes, le contrôle automatique de la tension, l’évaluation dynamique de la capacité, les micro-réseaux (y compris ceux de régions éloignées), la surveillance et le contrôle des ressources énergétiques distribuées, et l’infrastructure de mesurage avancé (IMA).

Les projets doivent également se conformer à la structure de financement définie dans les lignes directrices du FDRI. Veuillez consulter le document Lignes directrices relatives au programme du FDRI [PDF – 293KB] pour avoir des exemples de projets admissibles et inadmissibles.

Pour les demandeurs qui ne sont pas des services publics d’électricité, pourquoi les projets-pilotes doivent-ils inclure un service public d’électricité comme collaborateur?

Le service public fournit un environnement réel et l’expertise technique nécessaire pour bien évaluer la technologie. Ses contributions pourraient inclure l’accès à son système et à ses ressources techniques. Les demandeurs sont tenus de fournir de la documentation prouvant la collaboration avec le service public. Compte tenu du rôle clé des services publics dans le contrôle et le développement du réseau de l’Ontario, la participation d’un service public est essentielle pour que le projet réussisse à accroître les capacités du réseau intelligent de l’Ontario.

Combien de temps un projet peut-il durer?

Le Ministère demande aux demandeurs de concevoir leurs projets de sorte qu’ils s’échelonnent sur 2 ans.

Des conseils sur la rédaction de la demande?

Il est important de réfléchir attentivement à chaque réponse. La meilleure façon de produire une demande solide est de rédiger des réponses concises qui se rapportent directement à la question. Il convient de souligner que même s’il s’agit d’un concours, les demandeurs ne « vendent » pas leur produit. La demande vise à expliquer clairement les objectifs, la méthodologie, les tâches, les coûts et les risques, etc. du projet, son rapport direct avec les objectifs du FDRI et comment il les appuie. Des communications standard de marketing ne transmettront pas la somme des renseignements requis pour permettre à votre demande de se démarquer pendant l’évaluation. Il est préférable d’être clair, direct et bref.

Coûts et remboursement

Qu’est-ce qu’un coût admissible? Quel montant me sera remboursé?

Les coûts admissibles sont définis dans les lignes directrices du FDRI. Le Ministère détermine les coûts admissibles et retient ceux qui entreront dans l’allocation de fonds du FDRI à un projet. Pour être admissibles, les coûts doivent être directement attribuables et nécessaires à la mise en œuvre et à l’exécution du projet approuvé et ne servir à aucune autre fin, ni en tout ni en partie.

Le Ministère rembourse jusqu’à 50 pour 100 des coûts admissibles (sauf la TVH) jusqu’à concurrence de 2 000 000 de dollars.

Les coûts du projet ne sont pas tous nécessairement admissibles à du financement du FDRI, notamment le loyer, le matériel de bureau et les achats de terrains. Veuillez consulter les Lignes directrices relatives au Fonds de développement du réseau intelligent pour connaître la liste des coûts non admissibles. Le Ministère a le dernier mot sur les coûts jugés admissibles.

Quelle est la différence entre le coût total du projet et le coût admissible du projet?

Le coût total du projet est la valeur globale du projet. Il inclut les coûts admissibles et inadmissibles, ainsi que les contributions versées par les collaborateurs.

Le coût total admissible désigne seulement les coûts qui répondent aux critères d’admissibilité du FDRI. Dans la plupart des cas, l’allocation des fonds du FDRI atteint jusqu’à 50 pour 100 du coût total admissible. Le Ministère détermine le niveau de financement au cas par cas.

Comment serai-je remboursé?

Le FDRI rembourse uniquement les frais admissibles engagés et approuvés. Ces coûts incluent :

  1. Les coûts directs du projet qui répondent aux critères d’admissibilité, et
  2. Les frais admissibles payés par le demandeur à des collaborateurs externes. Le FDRI ne rembourse en aucun cas un collaborateur ou un fournisseur directement.

Les demandeurs remettent des rapports sur l’évolution de leur projet et reçoivent un paiement fondé sur l’atteinte d’une étape marquante, dont ils doivent fournir la preuve. Le montant versé pour chaque étape marquante est établi dans l’entente conclue entre le demandeur et le Ministère.

Le FDRI paie jusqu’à 50 pour 100 de toutes les factures jugées admissibles (sauf celles des services publics d’électricité, voir ci-dessous). Le FDRI effectue le premier versement quand le demandeur a satisfait à toutes les conditions de financement, puis, par la suite, les paiements sont fondés sur la documentation approuvée et des visites sur place pour vérifier l’atteinte des étapes marquantes. À la fin du projet, le paiement est effectué après approbation de la documentation finale indiquant l’achèvement du projet et examen du rapport de vérification externe. Le paiement final est versé après approbation du rapport de commercialisation fourni un an après l’achèvement du projet.

À la fin du projet, le demandeur doit retenir les services d’un vérificateur externe pour examiner l’admissibilité de tous les coûts du projet. La vérification détermine si le demandeur recevra le montant total des fonds indiqués dans l’entente, ou un montant inférieur si des coûts admissibles moindres ont été engagés. Veuillez consulter les Lignes directrices relatives au Fonds de développement du réseau intelligent pour avoir la liste complète des coûts admissibles et inadmissibles.

Les contributions des collaborateurs qui ne sont pas prises en charge par le demandeur ne sont pas admissibles à un remboursement.

Comment les services publics d’électricité sont-ils remboursés (quand ils ne sont pas eux-mêmes des demandeurs)?

Les coûts approuvés engagés par les services publics d’électricité de l’Ontario sont admissibles au recouvrement des coûts par le FDRI jusqu’à concurrence de 50 pour 100. Les autres coûts sont à leur charge.

Lors de l’engagement d’une dépense, le service public fournit au demandeur et au FDRI de la documentation expliquant la totalité du coût engagé. Lorsque le FDRI a déterminé que ces coûts sont admissibles, le demandeur paie directement 50 pour 100 des coûts approuvés au service public, puis le FDRI verse les fonds au demandeur en suivant le processus d’atteinte des étapes marquantes. Remarque : il incombe au demandeur de gérer les flux de trésorerie entre les versements concordant avec l’atteinte des étapes marquantes afin que le projet puisse se poursuivre conformément au plan fourni.

Les services publics d’électricité de l’Ontario sont censés recouvrer les autres coûts dans le cadre de leurs présentations de propositions de tarifs à la Commission de l’énergie de l’Ontario (CEO).

Dans quelle mesure les services publics d’électricité peuvent-ils avoir la certitude de recevoir le recouvrement du tarif?

La Loi de 2009 sur l’énergie verte et l’économie verte (LEVEV) et une directive subséquente du Ministère à la CEO ont créé un mandat statutaire et réglementaire pour la CEO visant à faciliter la mise en œuvre d’un réseau intelligent en Ontario. Ce mandat inclut la fourniture aux transporteurs et distributeurs autorisés de conseils sur la rédaction de leurs plans relatifs au réseau intelligent, dont le dépôt constitue une exigence du permis. Au cours des dernières années, la CEO a mené une vaste consultation et examiné la réglementation en vue d’adopter un système de réglementation fondé sur le rendement appelé Renewed Regulatory Framework for Energy (RRFE) (nouveau cadre réglementaire concernant l’électricité). Ce processus a inclus l’élaboration des lignes directrices concernant le réseau intelligent et qui se trouvent dans le Supplemental Report on Smart Grid (rapport supplémentaire de la CEO sur le réseau intelligent) [PDF – 234KB] (en anglais seulement), publié le 13 février 2013. Ces directives indiquent clairement que les services publics doivent prouver à la Commission qu’ils ont exploré les bienfaits des technologies du réseau intelligent. Voici une citation tirée du rapport :

« Les plans d’investissement des entités réglementées doivent démontrer qu’elles ont étudié les possibilités qu’offre la collecte de données à la fois meilleures et plus abondantes, grâce aux technologies du réseau intelligent, pour améliorer l’efficience opérationnelle et la gestion des actifs. »

Les exigences du plan du réseau intelligent décrites dans le rapport reflètent le cadre stratégique de la LEVEV qui a façonné le Fonds de développement du réseau intelligent. En bref, le Fonds de développement du réseau intelligent et l’approche de la CEO en matière de réglementation du réseau intelligent partagent les mêmes objectifs. Bien que le recouvrement des coûts des services publics ne soit pas garanti avant l’examen réglementaire effectué par la CEO, le personnel de la CEO connaît et accepte les similitudes des objectifs et des critères d’évaluation. Sur demande, le FDRI fournit aux services publics d’électricité les documents d’évaluation de projet utilisés comme pièces justificatives lors de la présentation des demandes de tarification. Le personnel du Ministère et de la CEO sont prêts à s’entretenir avec les demandeurs et leurs collaborateurs éventuels qui ont des questions.

Je reçois actuellement des fonds d’autres sources gouvernementales pour le même projet. Est-ce que cela a une incidence sur ma capacité de recevoir un soutien du FDRI?

Les projets qui reçoivent d’autres subventions ou aides gouvernementales (fédérales, provinciales, municipales) sont admissibles à du financement du FDRI. Cependant, le FDRI utilise une règle de cumul du financement qui établit un plafond afin qu’aucun projet financé par le FDRI n’obtienne plus de 75 pour 100 du coût total du projet de sources gouvernementales. D’autres programmes de subventions peuvent également avoir des critères d’admissibilité des coûts différents de ceux du FDRI qui peuvent avoir une incidence sur le montant total des subventions. Bien qu’il incombe aux demandeurs de comprendre et d’appliquer les lignes directrices des programmes dont il reçoit du financement, le personnel du FDRI est prêt à travailler avec eux et d’autres programmes de subventions pour maximiser l’allocation de fonds au projet en tenant compte de la règle d’accumulation de 75 pour 100.

Évaluation et sélection

Quand saurons-nous si nous sommes sélectionnés pour des examens techniques et financiers?

L’échéance pour présenter des demandes au FDRI est le 30 novembre 2015 à 9 h. Il est possible que les équipes d’évaluation technique et financière communiquent avec les demandeurs en décembre, mais le Ministère ne garantit pas qu’il communiquera avec eux, il s’engage seulement à traiter et à évaluer toutes les demandes reçues dans un délai raisonnable.

Le Ministère informe officiellement le demandeur lorsque sa demande a été envoyée aux experts techniques et financiers pour évaluation.

En quoi consistent les examens par les experts techniques et financiers?

L’expert technique ou financier fixe des entretiens où il posera des questions standard pour tous les demandeurs qui passent par ces processus, en se basant sur les renseignements fournis dans la demande. Les processus d’examen technique et financier peuvent se dérouler en séquence ou simultanément selon la période choisie par le Ministère pour effectuer ces évaluations.

Étant donné que ces experts agissent au nom du Ministère et que les renseignements obtenus au cours de ces processus servent à déterminer si un projet est retenu, les demandeurs devraient être prêts à rencontrer les experts dans un délai raisonnable et à fournir des renseignements complets en vue de l’examen par le FDRI.

Recevrai-je la décision relative à ma demande indépendamment du résultat?

Oui. À la suite d’une évaluation complète de la demande, le Ministère envoie au demandeur une lettre d’offre ou de refus pour l’informer du résultat. Si vous ne recevez pas de lettre, c’est que votre demande est toujours à l’étude.

Que comprend la lettre d’offre?

La lettre d’offre comprend les éléments suivants :

  • L’allocation maximale de fonds par le FDRI;
  • Une demande de documentation montrant l’engagement ferme des collaborateurs clés au projet;
  • Une copie du modèle d’entente de paiement de transfert;
  • Des dates clés pour remettre la documentation, signer l’entente et lancer le projet;
  • Une demande de réponse à la lettre d’offre d’ici une date donnée.

Le Ministère ne conclut pas de contrat avec le demandeur avant d’avoir la certitude que les collaborateurs clés apporteront leur appui. Même si le Ministère se montre accommodant quand des changements mineurs au projet sont envisagés par rapport à la demande présentée, il se réserve le droit de retirer la lettre d’offre si des paramètres du projet ont changé de façon considérable par rapport aux critères qui ont été évalués.

Qu’est-ce qu’un APT?

Une « entente de paiement de transfert » est un contrat entre le Ministère et le demandeur qui définit le niveau de financement et les particularités du projet (objectifs, jalons, budget, échéancier, etc.) Sachant que les détails du projet et les exigences opérationnelles peuvent changer pendant l’évaluation de la demande, le personnel du Ministère travaille avec le demandeur pour élaborer la liste approuvée des exigences et des coûts du projet qui sera incluse dans l’entente. Cependant, les modalités standard de l’entente ainsi que les spécifications du programme du FDRI ne sont pas négociables. Le Ministère a le dernier mot sur ce qui constitue un coût admissible.